Grant goodwill and re-book a cancelled booking

Hat jemand zu spät abgesagt, verfällt der Zehnerkarten-Punkt oder das Geld. Du kannst trotzdem Kulanz gewähren und die Erstattung nachholen. Oder du buchst die Kund:in einfach wieder in denselben Termin ein.

Wo finde ich beide Funktionen?

Auf der Seite einer Kund:in unter Kund:innen findest du den Abschnitt „Stornierte Buchungen“. In der Spalte „Aktion“ stehen die Buttons „Kulanz gewähren“ und „Wieder einbuchen“. Die Spalte erscheint nur, wenn mindestens eine Zeile etwas anbietet.

„Kulanz gewähren“ gibt es zusätzlich unter Finanzen › Finanzen & Berichte im Tab „Stornierungen & Absagen“, bei Zeilen mit dem Status „Verfallen“.

Wer darf Kulanz gewähren?

Nur Admins. Der Button erscheint bei Buchungen, die nach der Absage-Frist storniert wurden und bei denen noch ein Punkt oder eine Zahlung festhängt. Auch Einzelbuchungen, Workshops und Kurse sind möglich. Bei einem vom Studio abgesagten Termin ist die Erstattung ohnehin fällig, dafür nutzt du „Jetzt erstatten“.

Du musst eine Begründung eintragen, mindestens 10 Zeichen. Sie bleibt intern und ist nur fürs Studio-Team sichtbar.

Was bekommt die Kund:in zurück?

• Zehnerkarte: Der Punkt wird auf die Karte zurückgebucht. Ist die Karte abgelaufen oder beendet, geht das nicht. Verlängere sie zuerst.
• Online bezahlt: Der volle Betrag wird erstattet.
• Bar bezahlt oder aus einem Import übernommen: Flowira kann online nichts zurückbuchen und vermerkt die Zahlung als erstattet. Das Geld gibst du selbst zurück.

Zuerst geht das Geld zurück, erst danach speichert Flowira die Kulanz. Klappt die Online-Erstattung nicht, wird nichts gespeichert und du siehst eine Fehlermeldung. Hat alles geklappt, steht in der Liste der Kund:in „aus Kulanz erstattet“.

Wer darf wieder einbuchen?

Lehrer:innen und Admins. „Wieder einbuchen“ bucht die Kund:in noch einmal in denselben Termin, solange der Termin in der Zukunft liegt. Auch hier brauchst du eine Begründung mit mindestens 10 Zeichen, die an der Buchung gespeichert wird.

Der verfallene Punkt oder die bezahlte Zahlung geht auf die neue Buchung über. Es wird nichts doppelt abgezogen oder berechnet. Ist die Zehnerkarte inzwischen abgelaufen oder beendet, wird die neue Buchung ganz normal abgerechnet. Ist der Termin voll, fragt Flowira nach: Mit „Trotzdem einbuchen“ buchst du die Kund:in über die Kapazität hinaus ein.

Die alte Buchung bleibt im Verlauf, mit dem Vermerk „Wieder eingebucht am …“.

Wann geht es nicht?

Wieder einbuchen geht nicht bei Einzelterminen (Appointments), Buchungen über Partner wie Wellhub, Gratis- und Probebuchungen und abgesagten Terminen. Es geht auch nicht, wenn die Kund:in schon eine aktive Buchung für den Termin hat, die Buchung schon einmal wieder eingebucht wurde oder das Konto gelöscht ist. Kulanz ist nach einem Wieder-Einbuchen nicht mehr möglich, und sie lässt sich pro Buchung nur einmal gewähren.

Bekommt die Kund:in eine Mail?

Beim Wieder-Einbuchen geht weder eine Mail noch eine Push-Nachricht raus. Sag der Kund:in also kurz selbst Bescheid. Auch Kulanz löst keine eigene Mail aus. In ihrer Buchungsübersicht sieht die Kund:in „Aus Kulanz erstattet“.

Und wenn ich jemanden nach der Frist aus einem Kurs entferne?

Entfernst du eine Teilnehmer:in im Kurs nach Ablauf der Frist, fragt Flowira, ob du sie als Spätabsage ohne Erstattung entfernst oder aus Kulanz mit Erstattung („Kulanz · mit Refund …“). Auch dafür brauchst du eine Begründung mit mindestens 10 Zeichen.