Substitute requests: reporting, taking over, settings

Kannst du einen Termin nicht unterrichten, meldest du das in Flowira. Passende Kolleg:innen bekommen eine Anfrage, und wer zuerst zusagt, übernimmt den Termin. Das Studio muss nichts hinterhertelefonieren.

Wie melde ich mich für einen Termin ab?

Öffne den Termin und tippe auf „Ich kann nicht“. Flowira zeigt dir, was dann passiert. Mit „Meldung abschicken“ bestätigst du. Einen Grund musst du nicht angeben.

Das geht bei Klassen, bei Terminen eines Kurses und bei Workshops. Bei Klassen fragt Flowira die passenden Lehrkräfte an. Bei Kursterminen und Workshops wird zuerst das Studio informiert und kümmert sich um eine Vertretung.

Bist du länger weg, öffne auf deiner Startseite „Abwesenheit eintragen“, wähle „Von“ und „Bis“ und klicke auf „Eintragen“. Für jeden deiner Termine in diesem Zeitraum fragt Flowira dann eine Vertretung an. Admins können das auch für eine Lehrkraft eintragen, und zwar auf deren Seite unter Kund:innen.

Wer bekommt die Anfrage?

Angefragt werden Lehrkräfte, die die Kursart des Termins vertreten dürfen. Wer zur selben Zeit schon etwas anderes unterrichtet, wird nicht gefragt. Du selbst bekommst natürlich keine Anfrage für deinen eigenen Termin.

Welche Kursarten du vertreten darfst, siehst du in deinem Profil unter „Diese Kursarten kann ich vertreten“. Mit „Kursart hinzufügen“ trägst du dich selbst ein. Das Studio bestätigt die Kursart, und erst danach bekommst du dafür Anfragen. Admins pflegen die Liste auch selbst, bei der Lehrkraft unter „Darf vertreten“.

Findet Flowira niemanden, informiert es das Studio. Dann kannst du „An alle Lehrer:innen senden“ wählen. Damit fragt Flowira auch Lehrkräfte ohne bestätigte Kursart.

Wie kommt die Anfrage an?

Die Anfrage kommt per E-Mail und, wenn du es eingeschaltet hast, als Push-Benachrichtigung in der App. Beides führt zu einer Seite mit dem Termin und der Frage „Kannst du einspringen?“. Dort sagst du mit einem Klick zu. Offene Anfragen siehst du auch auf deiner Startseite unter „Offene Anfragen“.

Wer zuerst zusagt, übernimmt. Wer später kommt, sieht „Schon vergeben — danke!“. Der Termin steht danach im Plan der Vertretung, und Flowira informiert das Studio und die Lehrkraft, die abgesagt hat. Auch die Teilnehmenden erfahren, wer den Termin übernimmt. Die Lehrkraft, die ursprünglich unterrichtet, bleibt in der Serie eingetragen.

Wie schalte ich die Push-Benachrichtigung ein oder aus?

Öffne „Mein Profil“ und suche den Abschnitt „Vertretungsanfragen“. Dort schaltest du „Push-Benachrichtigung in der App“ ein oder aus. Die Einstellung wird sofort gespeichert. E-Mails bekommst du immer, damit dir keine Anfrage entgeht.

Was kann ich als Admin einstellen?

Die Einstellungen findest du unter Einstellungen › Rollen, im Abschnitt „Vertretungen“.

• Automatische Vertretungsanfrage: Eingeschaltet fragt Flowira die passenden Lehrkräfte automatisch an. Ausgeschaltet wirst nur du als Admin informiert und kümmerst dich selbst.
• Frist: Bis dahin sollte jemand übernommen haben. Du wählst zwischen 2, 4, 6, 12, 24 und 48 Stunden vor Beginn.
• Wenn bis dahin niemand übernommen hat: Entweder bekommst du einen Alarm („Alarm an dich (Admin)“), oder Flowira sagt den Termin automatisch ab („Termin automatisch absagen“).
• Kursarten ohne zugeordnete Lehrkraft: Angefragt werden nur Lehrkräfte mit bestätigter Kursart. Für Kursarten ohne bestätigte Lehrkraft erreicht eine Anfrage deshalb nur dich. Die Liste zeigt dir diese Kursarten, damit du Lehrkräfte zuordnen kannst.

Was passiert, wenn der Termin schon begonnen hat?

Dann ist keine Zusage mehr möglich. Die Anfrage ist abgeschlossen, und die Seite zeigt „Anfrage abgeschlossen“. Das gilt auch, wenn der Termin abgesagt wurde.