Wellhub im Studio

Wellhub-Kund:innen buchen Plätze in deinen Kursen direkt in der Wellhub-App. Du bestätigst keine einzelne Buchung, sondern legst vorher fest, welche Kursarten und wie viele Plätze Wellhub bekommt. Damit das klappt, brauchst du einen Partnervertrag mit Wellhub und eine aktive Verbindung unter Einstellungen › Aggregatoren.

Wie verbinde ich Wellhub mit Flowira?

1. Wähle im Wellhub-Partner-Portal bei deinem Standort Flowira als Buchungssystem aus und schicke die Anfrage ab.
2. Wir ordnen die Wellhub-Kennung deines Studios deiner Verbindung zu. Du musst dafür nichts eintragen.
3. Öffne Einstellungen › Aggregatoren und wähle „Wellhub“. Unter „Technische Anbindung“ siehst du „Gym-ID“ und „Product-ID“. Fehlt die Gym-ID, melde dich bei uns.
4. Klicke auf „Aktivieren“. Mit dem Schalter dort kannst du Wellhub später pausieren und wieder einschalten.

Unter „Abrechnung“ trägst du ein, wie dein Vertrag zählt („pro Check-in“ oder „pro Buchung“) und im Feld „Geschätzter Satz (€)“, welchen Betrag du mit Wellhub vereinbart hast. Der Satz dient nur der Schätzung in deinem Bericht.

Wie beende ich die Verbindung?

Klicke auf der Wellhub-Seite unter „Status“ auf „Verbindung beenden“. Flowira nennt dir im Dialog das Datum, an dem alle Wellhub-Mitgliederdaten in deinem Studio gelöscht werden. Das ist 28 Tage nach dem Beenden. Bis dahin steht dort „Mitgliederdaten werden am … gelöscht“, und mit „Verbindung wieder aufnehmen“ setzt du die Verbindung auf „Pausiert“ zurück.

Nach der Löschung steht dort „Mitgliederdaten gelöscht am …“. Die alte Verbindung lässt sich dann nicht mehr aufnehmen. Mit „Neuen Antrag beginnen“ startest du eine neue Verbindung: Sie steht danach auf „Entwurf“, und du stellst den Antrag bei Wellhub neu.

Welche Kurse sehen Wellhub-Kund:innen?

Auf der Seite „Freigaben & Kontingente“ legst du für jede Kursart fest, was gilt: „Gesperrt“, „Unbegrenzt“, „Gesamtlimit“ oder „Limit pro Aggregator“. Eine Kursart ohne Freigabe ist für Wellhub gesperrt. Mit einem Limit bleiben die übrigen Plätze für deine eigenen Buchungen reserviert.

Beim Autopilot legst du fest, wie viele Stunden vor Beginn Wellhub alle freien Plätze bekommt. Wellhub verlangt, dass Kurse mindestens 12 Stunden vor Beginn buchbar sind. Flowira prüft das beim Speichern.

Für einen einzelnen Termin kannst du die Regel auf der Seite der Klasse unter „Aggregator-Freigabe für diesen Termin“ ändern.

Wie läuft eine Buchung ab?

Die Kund:in bucht in der Wellhub-App, Flowira bestätigt automatisch. Sie steht danach in deiner Teilnehmerliste, markiert mit „Zahlung über Aggregator“. Den Bezahlstatus kannst du dort nicht umschalten.

Wellhub-Kund:innen bekommen von Flowira keine Mails zu dieser Buchung, weder Bestätigung noch Erinnerung noch Absage. Wellhub informiert sie selbst.

Wann zahlt Wellhub einen Besuch?

Wellhub bezahlt einen Besuch nur, wenn die Kund:in in der Wellhub-App eincheckt. Hakst du sie in der Teilnehmerliste ab, meldet Flowira den Besuch an Wellhub. Wellhub nimmt ihn aber erst nach dem Check-in in der App an. Frag Wellhub-Gäste deshalb beim Ankommen, ob sie schon eingecheckt haben.

Checkt die Kund:in erst nach deinem Haken in der App ein, meldet Flowira den Besuch dann noch einmal. Läuft die Frist bei Wellhub ab, bleibt der Besuch unbezahlt.

Hake nur Personen ab, die wirklich da sind. „Alle einchecken“ setzt alle bestätigten Buchungen auf eingecheckt, auch von Wellhub-Gästen, die nicht erschienen sind. Flowira meldet dann Besuche, die nie stattgefunden haben.

Was passiert bei Absagen?

• Sagt eine Kund:in ab, storniert sie in der Wellhub-App. Der Platz wird in Flowira wieder frei.
• Einzelne Wellhub-Teilnehmer:innen kannst du nicht aus der Liste entfernen. Der Papierkorb ist dort gesperrt.
• Sagst du die ganze Klasse ab, nimmt Flowira den Termin bei Wellhub heraus. Die Buchungen werden storniert.

Wie werde ich bezahlt?

Wellhub zahlt dich direkt aus, nicht über Stripe und nicht über Flowira. Wie viel du bekommst, hängt von deinem Vertrag ab.

Unter Finanzen › Finanzen & Berichte zeigt dir der Tab „Aggregatoren“ pro Monat Buchungen, Besuche, validierte Besuche, No-Shows und Stornos sowie die geschätzten Einnahmen. Das ist eine Schätzung auf Basis deines Satzes. Die Abrechnung erfolgt bei Wellhub. Wellhub zahlt brutto, die Umsatzsteuer trägst du, außer du bist Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG.

Hat dein Vertrag einen Höchstbetrag je Abonnent:in und Monat, trägst du ihn unter „Abrechnung“ im Feld „Deckel je Abonnent und Monat (€)“ ein. Die Schätzung rechnet dann nicht mehr als diesen Betrag pro Person. Besuche, die Wellhub noch nicht validiert hat, weist der Bericht gesondert aus.