Externe Events: Veranstaltungen bei Partnern

Externe Events sind Veranstaltungen deiner Lehrenden außerhalb des Studios, zum Beispiel Yoga in der Therme. Deine Kund:innen sehen sie im Kursplan, gebucht und bezahlt wird beim Veranstalter. Die Funktion schaltest du pro Studio in den Einstellungen ein, bis dahin gibt es sie nicht.

Wie schalte ich externe Events ein?

Öffne Einstellungen › Externe Events. Dort gibt es zwei Schalter, die für Events zählen:

• „Externe Events nutzen“ blendet den Menüpunkt „Externe Events“ ein. Ist er aus, gibt es im Admin-Bereich keine Event-Seiten, und auch auf deiner Website erscheint nichts.
• „Externe Events auf Website und in der App zeigen“ entscheidet, ob Besucher:innen deine veröffentlichten Events sehen, auf deiner Website und in der Studio-App. Er lässt sich nur umlegen, solange der erste Schalter an ist.

So kannst du in Ruhe Events anlegen, bevor sie jemand sieht. Ein dritter Schalter für Kooperationspartner steht ebenfalls dort. Die Partnerseite folgt laut Hinweis erst mit einem späteren Update.

Was ist der Bereich „Events“?

Im Menüpunkt „Events“ stehen eigene Events und Partner-Events (die externen Events von oben) in einer Liste. Mit den Filtern über der Liste blendest du eine Art aus. Über „Neues Event“ wählst du, was du anlegen möchtest. Gibt es nur eine Art, springst du direkt ins Formular. Der Menüpunkt und die Arten hängen an den Schaltern in den Einstellungen: Ist „Partner-Events“ aus, siehst du nur deine eigenen Events.

Ein eigenes Event pflegst du selbst. Neben Titel, Beschreibung, Bildern und praktischen Hinweisen (Mitbringen, Treffpunkt, Anreise, Barrierefreiheit) legst du Termine an. Pro Termin bestimmst du Raum oder Ort, Plätze und die Buchungsart: „Bezahlt“ (mit Preis), „Nur anmelden“ oder „Einfach vorbeikommen“. Dazu wählst du Lehrende aus dem Team und Gastlehrer:innen. Gastlehrer:innen, die du deaktiviert hast, tauchen in der Auswahl nicht mehr auf, bleiben aber an Terminen stehen, an denen sie schon eingetragen sind. Mit „Programm“ hältst du den Ablauf eines Termins fest, zum Beispiel Ankommen, Praxis und Austausch. Zu jedem Punkt kannst du nennen, wer ihn leitet: jemand aus dem Team oder ein Gast. Das geht genauso im Programm eines Workshops.

Einen abgesagten Termin kannst du nicht mehr bearbeiten oder duplizieren. Er zeigt „Abgesagt“ und den Knopf „Absage zurücknehmen“. Danach ist er wieder ein ganz normaler Termin. Bei einem bezahlten Termin ist er danach wieder buchbar, aber leer: Die Buchungen von vorher bleiben storniert und erstattet.

Wie melden sich Gäste für ein eigenes Event an?

Eigene Events sieht nur, wer sie sehen darf: Unter Einstellungen › Workshops & Events schaltest du „Eigene Events“ ein. Solange der Schalter aus ist, bleiben deine Events gespeichert, aber unsichtbar, und niemand kann sich anmelden. Ist er an, stehen veröffentlichte Events mit ihren Terminen im Kursplan, im eingebetteten Plan und auf einer eigenen Seite.

Was Gäste bei einem Termin tun können, hängt an der Buchungsart:

• „Nur anmelden“: Mit Konto melden sie sich mit einem Klick an. Ohne Konto geben sie Name und E-Mail an und bestätigen die AGB, solange noch Plätze frei sind. Gibt es zu der E-Mail schon ein Konto, melden sie sich zuerst an. Ist der Termin voll, gibt es die Warteliste. Für sie braucht man ein Konto, denn wer zugreifen will, muss sich anmelden. Wird ein Platz frei, bekommt die Warteliste Bescheid, und wer zuerst zugreift, ist dabei.
• „Bezahlt“: Kund:innen mit Konto sehen „Jetzt buchen“ mit dem Preis und können einen Gutschein-Code eingeben. Danach geht es zur Zahlung. Bis sie bezahlt haben, ist der Platz für sie reserviert und zählt als belegt. Unter „Meine Buchungen“ steht bis dahin „Zahlung offen“ mit dem Knopf „Zahlung abschließen“, der die Zahlung wieder aufnimmt. Auch dort lässt sich noch ein Gutschein-Code eingeben. Erst nach der Zahlung ist die Buchung bestätigt. Bricht jemand die Zahlung ab, wird der Platz sofort wieder frei, und die Warteliste bekommt Bescheid. Wer gar nicht bezahlt, verliert den Platz, sobald die Reservierung abläuft. Voraussetzung ist, dass die Online-Zahlung in deinem Studio eingerichtet ist. Ist ein bezahlter Termin voll, gibt es die Warteliste; wer nachrückt, bezahlt beim Übernehmen des Platzes. Gäste ohne Konto geben Name und E-Mail an, bestätigen die AGB und können ebenfalls einen Gutschein-Code eingeben. Mit „Weiter zur Zahlung“ geht es zur Zahlung. Auch ihr Platz ist bis zur Zahlung für sie reserviert, längstens etwa 30 Minuten. Wer in der Zeit mit derselben E-Mail noch einmal bucht, setzt die offene Zahlung fort. Die Bestätigung mit dem Storno-Link kommt per E-Mail. Für die Warteliste eines vollen Termins brauchen auch Gäste ein Konto. Aktionen und Rabatte gibt es für Events noch nicht, nur Gutscheine.
• „Einfach vorbeikommen“: Gäste kommen ohne Anmeldung. Mit „Ich komme vielleicht“ können sie dir anonym Bescheid geben. Diese Art bietet das Formular nur an, solange in den Einstellungen der Schalter „Einfach vorbeikommen“ an ist.

Nach der Anmeldung kommt eine Bestätigung per E-Mail mit einem Link zum Stornieren, der bis zur Stornofrist gilt. Wer einen bezahlten Platz bis zur Frist storniert, bekommt den Betrag zurück. Kund:innen mit Konto melden sich auch unter „Meine Buchungen“ oder auf der Eventseite mit „Abmelden“ ab. Vorher fragt Flowira „Wirklich abmelden?“ und sagt bei einem bezahlten Platz, dass der Betrag zurückkommt. Nach der Stornofrist können sie ihren Platz trotzdem mit „Platz freigeben“ abgeben, bei einem bezahlten Platz dann ohne Erstattung. Die Warteliste bekommt Bescheid. Nach dem Stornieren kommt eine Bestätigung per E-Mail, bei einem bezahlten Platz mit der Erstattung. Vor dem Termin folgt eine Erinnerung, wie bei Workshops. Angemeldete Termine stehen im Kalender-Abo deiner Kund:innen.

Wie sehe ich, wer kommt?

Auf der Seite des Events steht unter den Terminen der Abschnitt „Anmeldungen“. Mit „Liste anzeigen“ siehst du pro Termin, wer angemeldet ist, wer auf der Warteliste steht und wer eingecheckt hat. Angemeldete Termine zählen für die Sperren oben: Ein Termin mit Anmeldungen lässt sich nicht löschen, und seine Buchungsart wechselt nicht mehr zwischen bezahlt und nicht bezahlt. Bei Terminen zum Vorbeikommen steht im Abschnitt „Einfach vorbeikommen“, wie oft jemand „Ich komme vielleicht“ getippt hat. Das ist nur eine Schätzung, denn Gäste tippen anonym.

Mit „Nachricht an Angemeldete“ schreibst du allen eines Termins eine E-Mail. Du wählst, wer sie bekommt, zum Beispiel auch die Warteliste. Sagst du einen Termin ab, bekommen alle Angemeldeten und die Warteliste automatisch eine Absage per E-Mail. Bei „Nur anmelden“ bleiben die Anmeldungen dabei stehen, damit „Absage zurücknehmen“ alles wiederherstellt. Bei einem bezahlten Termin storniert Flowira alle Buchungen und die Warteliste und erstattet bezahlte Plätze voll, auch nach der Stornofrist. Klappt eine Erstattung nicht, siehst du einen Hinweis. Die offene Erstattung findest du unter Finanzen › Finanzen & Berichte im Tab „Stornierungen & Absagen“.

Einzelne Personen nimmst du mit „Entfernen“ aus der Liste eines Termins, der noch nicht abgesagt ist. Die Buchung wird storniert, und wer schon bezahlt hat, bekommt den Betrag voll zurück. Die Person bekommt dazu keine Mail, sag ihr also selbst Bescheid. Wird dadurch ein Platz frei, bekommt die Warteliste Bescheid.

Erstattest du einen bezahlten Platz direkt in Stripe vollständig, storniert Flowira die Buchung, und die Warteliste bekommt Bescheid. Bei einer Teilerstattung bleibt die Buchung bestehen.

Wie lege ich ein Event an?

Im Menüpunkt „Externe Events“ klickst du auf „Neues externes Event“. Pflichtfelder sind der Titel, der Veranstalter und der Ort. Dazu kannst du Beschreibung, Bild (JPG, PNG oder WebP), Adresse und einen Preishinweis eintragen, zum Beispiel „ab 25 €“. Gibst du nur einen Betrag ein, etwa „69“, ergänzt Flowira das €-Zeichen.

Den Veranstalter wählst du aus der Liste oder legst ihn direkt im Formular an („Neuen Veranstalter anlegen“, mit Name und optional Webseite). Mit „Event anlegen“ speicherst du das Event zunächst als Entwurf.

Das Häkchen „Kampagnen-Kennung (UTM) an den Buchungslink hängen“ ist von Anfang an gesetzt. Dann sieht der Veranstalter in seiner Statistik, dass Buchungen von deinem Studio kommen. Kommt sein Shop mit den Zusatzangaben nicht zurecht, nimm das Häkchen heraus.

Wie füge ich Termine hinzu?

Ein Event hat einen oder mehrere Termine. Unter „Termine“ klickst du auf „Termin hinzufügen“ und gibst Datum, Beginn und Ende an. Dazu wählst du die Lehrenden, die dabei sind. Ort, Adresse und Buchungslink kannst du pro Termin abweichend setzen, sonst gilt, was beim Event steht.

Bei jedem Termin kannst du ihn bearbeiten, mit „Termin duplizieren“ auf ein neues Datum übernehmen (Uhrzeit, Lehrende, Abweichungen und Programm bleiben), absagen oder löschen. Ein abgesagter Termin bleibt als „Abgesagt“ sichtbar und lässt sich nicht mehr buchen.

Mit „Programm“ hältst du den Ablauf eines Termins fest, zum Beispiel „18:00 Yoga, 19:15 erster Saunagang“. Zu jedem Punkt kannst du nennen, wer ihn leitet: jemand aus dem Team oder ein Gast, etwa der Saunameister des Partners. Das Programm dient nur zur Information, gebucht wird weiter beim Partner. Den Knopf „Programm“ siehst du, solange der Schalter „Programm“ für Events an ist und der Termin nicht abgesagt ist.

Was passiert, wenn eine Lehrerin schon etwas anderes hat?

Sobald du Datum, Zeit oder Lehrende wählst, prüft Flowira die Überschneidungen. Verglichen wird mit Klassen, Workshops, Kurs-Terminen, Einzelterminen, Blockern und Vermietungen dieser Lehrenden sowie mit ihren anderen externen Terminen. Gibt es eine Überschneidung, erscheint eine Warnung mit „Überschneidung“. Du kannst trotzdem speichern.

Veröffentlichte Termine nehmen den Lehrenden außerdem die Einzeltermin-Slots in dieser Zeit weg, damit dort niemand gebucht wird. In der Verfügbarkeit der Lehrenden steht der Zeitraum als „Außer Haus“.

Wie veröffentliche ich ein Event?

Auf der Seite des Events klickst du auf „Veröffentlichen“. Dafür braucht es einen Buchungslink, der mit https:// beginnt, beim Event oder bei jedem kommenden Termin. Mit „Zurück auf Entwurf“ nimmst du das Event wieder heraus. „Event löschen“ entfernt das Event mit allen Terminen und lässt sich nicht rückgängig machen.

Wo sehen Besucher:innen die Events?

Nur veröffentlichte Events, und nur wenn beide Schalter an sind. Dann erscheinen sie im Kursplan auf deiner Website und in der App, im eingebetteten Plan, auf der Startseite und auf der Team-Seite. Jedes Event hat eine eigene Seite. Oben steht „Auf einen Blick“: der nächste Termin mit Uhrzeit und Lehrenden, der Ort mit Kartenlink, der Preis und die Buchung, dazu der Button „In den Kalender“: Auf iPhone und iPad öffnet er Apple Kalender, auf Android Google Kalender, am Computer wählen Besucher:innen zwischen Google und Apple/Outlook. Darunter folgen die Beschreibung, „Mit dabei“ (die Lehrenden der kommenden Termine; bei eigenen Events zeigen Lehrende mit öffentlichem Profil ihre Karte mit Foto, Bio und Instagram), der „Ablauf“ des nächsten Termins und „Gut zu wissen“. Hat der Ort eine Adresse, folgt „Anfahrt“: eine gezeichnete Karte, die Adresse, Treffpunkt und Anreise sowie die Buttons „Route planen“ (Google Maps) und „Adresse kopieren“. Treffpunkt und Anreise stehen dann nur dort, nicht mehr unter „Gut zu wissen“, und „Zur Karte“ springt zu diesem Abschnitt. Ab zwei Terminen zeigt die Seite alle Termine als Karten, jeweils mit eigenem Kalender-Button. Die Seite steht auch in der Sitemap. Besucher:innen können ein Event, auch ein eigenes, mit „Link teilen“ weitergeben: Auf dem Handy öffnet sich das Teilen-Menü, am Computer wird der Link kopiert. Deine Lehrenden sehen ihre Termine außer Haus auf ihrem Dashboard.

Läuft die Buchung über Flowira?

Nein. Buchung, Bezahlung und Stornierung laufen beim Veranstalter. Auf der Eventseite steht das als Hinweis, und der Buchungslink führt dorthin. Flowira legt keine Buchung an und nimmt kein Geld ein.

Wie sehe ich, was ein Event bringt?

Auf der Seite des Events steht unter den Terminen der Abschnitt „Wirkung“. Dort siehst du pro Termin, wie oft jemand auf den Buchungsknopf geklickt hat und damit zum Veranstalter gewechselt ist, getrennt nach deiner Website („Web“), dem eingebetteten Plan („Einbettung“) und der App („App“). Klicks, die keinem Termin zugeordnet werden konnten, stehen unter „Ohne Termin“, unten steht die Summe.

Daneben stehen die Spalten „Scans“ (wie oft der QR-Code des Events oder des Termins gescannt wurde) und „Registrierungen“ (neue Konten, die über die Willkommensseite des QR-Codes angelegt und per E-Mail bestätigt wurden). Anmeldungen mit Google oder Apple zählen dort nicht mit, die Zahl ist also eher zu niedrig. „Einlösungen“ und „Umsatz“ stehen nur in der Summenzeile, weil ein eingelöster Rabattcode keinem Termin zugeordnet ist: Es zählen die nicht erstatteten Einlösungen der Codes, die du mit diesem Event verknüpft hast, und der Umsatz ist der bezahlte Betrag dieser Zahlungen.

Gezählt werden nur Summen pro Tag, ohne Personenbezug. Flowira speichert dafür keine Namen, keine IP-Adressen und setzt kein Tracking-Cookie. Bots, Link-Vorschauen und Vorab-Abrufe des Browsers zählen nicht. Ob danach wirklich gebucht wurde, sieht nur der Veranstalter.

Wie bekomme ich einen QR-Code für ein Event?

Auf der Seite des Events steht der Abschnitt „QR-Code“, einmal für das ganze Event und einmal für jeden Termin, der nicht abgesagt ist. Du lädst ihn als SVG (für den Druck in jeder Größe), als PNG (für Social Media und Mails) oder als „PDF (A6)“ herunter, eine fertige Karte mit Eventname, Datum und dem Hinweis „Scannen und das Studio kennenlernen“. Wer den Code scannt, landet auf einer Willkommensseite deines Studios. Dort stehen die Codes, die du unter „Aktionen“ mit diesem Event verknüpfst, und dein Probeangebot, falls du eins hast. Der Code eines Termins merkt sich zusätzlich, von welchem Termin die Anmeldung kommt. Den QR-Code gibt es nur für Events von Partnern, nicht für deine eigenen Events.

Die Seite eines Partner-Events hat eine lesbare Adresse aus dem Titel, zum Beispiel /events/yoga-und-sauna. Der QR-Code und jeder geteilte Link nutzen diese Adresse. Sie entsteht beim Anlegen und bleibt gleich, auch wenn du den Titel später änderst. Ältere Links und schon gedruckte QR-Codes mit der langen Kennung funktionieren weiter und führen auf dieselbe Seite.