Lexware Office verbinden
Du kannst Flowira mit Lexware Office verbinden. Dann landen deine Rechnungen und Stornos automatisch als Belege in Lexware, ohne dass du etwas abtippen oder hochladen musst. Die Einstellung findest du unter Einstellungen → Integrationen → „Lexware Office“.
Was brauche ich dafür?
Du brauchst einen Lexware-Office-Tarif XL, denn nur dort gibt es die Public API. Außerdem musst du in Lexware Office einen API-Schlüssel anlegen.
Wie verbinde ich Lexware Office?
- Öffne in Lexware Office Einstellungen → Erweiterungen → Public API und lege einen neuen Schlüssel an. Er braucht Zugriff auf Belege, Dateien, Profil und Buchungskategorien.
- Kopiere den Schlüssel.
- Öffne in Flowira Einstellungen → Integrationen → „Lexware Office“, füge den Schlüssel bei „API-Schlüssel“ ein und klicke auf „Verbinden“.
- Wähle bei „Kategorie für Umsätze“ die Buchungskategorie, auf die deine Einnahmen gebucht werden sollen. Ohne diese Kategorie überträgt Flowira nichts.
Was wird übertragen?
Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, schickt Flowira sie automatisch an Lexware:
- Rechnungen und Stornorechnungen, jeweils mit PDF, als Belege,
- die Flowira-Abo-Rechnung als Dokument.
Nicht übertragen werden Gutscheinverkäufe, Stripe-Gebühren und Zahlungen. Flowira gleicht keine Zahlungen ab. Das Zuordnen von Zahlungen zu Belegen machst du weiterhin in Lexware.
Rechnungen, die vor der Verbindung ausgestellt wurden, werden nicht automatisch übertragen. Die kannst du nachholen (siehe unten).
Was sehe ich auf der Seite?
Drei Zähler zeigen dir, wie viele Belege übertragen, in Arbeit oder fehlgeschlagen sind. Bei einer fehlgeschlagenen Übertragung steht darunter ein Knopf „Erneut versuchen“. Klick darauf, sobald du die Ursache behoben hast.
Wie hole ich einen vergangenen Monat nach?
Unter „Monat nachträglich übertragen“ wählst du den aktuellen oder einen der elf davor liegenden Monate. Flowira überträgt alle Rechnungen und Stornos dieses Monats. Was schon in Lexware liegt, wird übersprungen, es entstehen also keine Doppelungen.
Was gilt bei der Kleinunternehmerregelung?
Wenn Lexware und Flowira bei der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) unterschiedliche Einstellungen haben, weist dich die Seite darauf hin. Flowira schickt die Beträge trotzdem so, wie sie auf der Rechnung stehen. Prüfe dann, welche Einstellung stimmt, und gleiche sie an.
Was passiert, wenn Lexware den Schlüssel ablehnt?
Dann pausieren die Übertragungen. Erzeuge in Lexware einen neuen Schlüssel und speichere ihn bei Flowira. Danach geht es weiter.
Wie trenne ich die Verbindung?
Klicke auf „Trennen“. Flowira löscht dann den gespeicherten Schlüssel und überträgt nichts mehr. Belege, die schon in Lexware liegen, bleiben dort.
Was ist mit dem Datenschutz?
Lexware bekommt Kund:innen-Daten nur innerhalb des Rechnungs-PDFs. Du entscheidest dich als Studio selbst für Lexware Office, deshalb ist Lexware dein Empfänger und kein Unterauftragsverarbeiter von Flowira. Du brauchst für die Nutzung einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Lexware.