Sammelbelege in Lexware Office

Standardmäßig überträgt Flowira jede Rechnung als eigenen Beleg an Lexware Office. Bei vielen Buchungen im Monat bleiben dort entsprechend viele Posten offen, denn Stripe zahlt in Sammelbeträgen aus. Mit Sammelbelegen bekommst du stattdessen einen Beleg pro Auszahlung, den du einer Bankbuchung zuordnen kannst. Voraussetzung ist die Verbindung mit Lexware Office (siehe „Lexware Office verbinden“).

Sammelbelege sind eine Option. Wenn du dir unsicher bist, ob sie für dein Studio passen, sprich vorher mit deiner Steuerberatung. Flowira kann dir nicht zusichern, dass ein Verfahren steuerlich richtig ist. Das entscheidet deine Steuerberatung.

Welche Übertragungsart passt zu mir?

Unter Einstellungen → Integrationen → Lexware Office wählst du bei „Übertragungsart“ zwischen:

• Einzelbelege: Jede Rechnung und jeder Storno wird einzeln übertragen, so wie bisher.
• Sammelbelege: Flowira fasst die Rechnungen zusammen und überträgt je Auszahlung, Bargeldmonat und Verrechnungsmonat einen Beleg.

Eine Änderung gilt immer ab dem nächsten Monatsersten. So landet kein Monat doppelt in Lexware. Bis dahin siehst du einen Hinweis auf der Seite und kannst die Änderung wieder zurücknehmen.

Hast du Sammelbelege einmal beendet, kannst du sie nicht selbst wieder einschalten. Sonst würden Zahlungen vom Ende des alten Zeitraums, die Stripe erst danach auszahlt, in keinem Beleg landen. Melde dich in diesem Fall beim Support.

Welche Belege entstehen?

Jede Rechnung des Sammelzeitraums gehört genau zu einem von drei Wegen:

• Auszahlung (AUSZ-…): Alles, was über Stripe bezahlt wurde, und Stornos, deren Geld über Stripe zurückging. Du bekommst je Auszahlung einen Beleg mit einer Position pro Steuersatz. Dazu kommen bei Bedarf ein Beleg für Erstattungen (Endung -E) und ein Ausgabenbeleg für die Stripe-Gebühren (Endung -GEB). Gutscheinverkäufe stehen als eigene Position ohne Umsatzsteuer.
• Bargeldmonat (BAR-JJJJ-MM): Alle Barzahlungen eines Monats, Stornos separat (Endung -E).
• Verrechnungsmonat (VERR-JJJJ-MM): Alles, was weder über Stripe noch bar lief, zum Beispiel Zahlungen mit einem Gutschein und Stornos ohne Erstattung über Stripe. Auch hier stehen Stornos separat (Endung -E).

An jedem Beleg hängt eine PDF-Liste mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuersatz jeder enthaltenen Rechnung. Namen stehen darin nicht.

Die Auszahlungsbelege entstehen automatisch, sobald Stripe eine Auszahlung gemeldet hat. Der Bar- und der Verrechnungsbeleg des Vormonats folgen am Monatsersten. Einen vergangenen Monat holst du unter „Monat nachträglich übertragen“ nach. Dabei werden auch die Auszahlungen dieses Monats angelegt.

Wie ordne ich die Bankbuchung zu?

Die Belege einer Auszahlung ergeben zusammen die Gutschrift auf deinem Konto: der Einnahmenbeleg AUSZ-…, abzüglich des Erstattungsbelegs (-E) und des Gebührenbelegs (-GEB). Öffne in Lexware Office die Bankbuchung der Auszahlung und ordne ihr alle Belege dieser Auszahlung zu. Rechnungen, die schon vorher einzeln übertragen wurden, stehen in der PDF-Liste mit dem Hinweis „bereits einzeln übertragen“. Ihre Einzelbelege gehören ebenfalls zu dieser Bankbuchung.

Wie gleiche ich den Verrechnungsbeleg aus?

Beim Verrechnungsbeleg fließt kein Geld über dein Konto, deshalb gibt es keine Bankbuchung. Gleiche den Beleg in Lexware Office über das Verrechnungskonto aus, das deine Steuerberatung dafür vorsieht. Dasselbe gilt für Bargeld: Der Beleg BAR-… gehört in dein Kassenbuch bzw. auf dein Kassenkonto.

Was passiert, wenn ein Storno erst verrechnet und später erstattet wird?

Ein Storno kann zuerst im Verrechnungsbeleg des Monats landen, zum Beispiel weil er zunächst ohne Erstattung gebucht wurde. Wird das Geld danach über Stripe zurückgezahlt, taucht die Erstattung in der Auszahlungsliste nur als Zeile auf. Die Belege der Auszahlung sind dann um diese Erstattung höher als der Betrag auf deinem Konto. Den Unterschied gleichst du in Lexware Office von Hand gegen das Verrechnungskonto aus. Das ist der Grund, warum Sammelbelege eine Option bleiben, bis deine Steuerberatung das Vorgehen bestätigt hat.

Was ist mit der Aufbewahrung?

Flowira bleibt dein Vorsystem. Die Einzelrechnungen bleiben unverändert in Flowira und lassen sich jederzeit exportieren (siehe „Datenexport“). Der Sammelbeleg in Lexware Office ersetzt sie nicht, er fasst sie für die Buchhaltung zusammen. Das ist die Grundlage dafür, dass die Einzelaufzeichnung nach § 146 AO erhalten bleibt. Wie das bei dir bewertet wird, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Wo finde ich die Rechnung über die Stripe-Gebühren?

Stripe schickt dir die Gebühren auch als monatliche Rechnung. Du findest sie in Stripe unter Auszahlungen → Dokumente. Der Gebührenbeleg -GEB in Lexware Office fasst die Gebühren je Auszahlung zusammen. Die Stripe-Rechnung selbst legst du bei Bedarf selbst in Lexware ab.

Was ist mit Reverse Charge?

Stripe stellt seine Gebühren häufig ohne deutsche Umsatzsteuer (Reverse Charge). Flowira überträgt die Gebühren deshalb mit 0 Prozent. Welche Buchungskategorie in Lexware dafür gilt, steuerst du über „Kategorie für Gebühren“. Wähle dort eine Kategorie, die zu deinem Vorgehen passt, und stimme sie mit deiner Steuerberatung ab.

Welche Kategorien brauche ich?

Neben der Kategorie für Umsätze legst du auf der Seite drei weitere fest: für Gebühren, für das Flowira-Abo und für Gutscheinverkäufe. Flowira schlägt anhand der Namen eine Kategorie vor. Prüfe den Vorschlag.

Was bedeuten die Fehlercodes?

Wenn ein Sammelbeleg nicht entsteht, steht auf der Seite bei der fehlgeschlagenen Übertragung ein Code. Das heißt dann: Flowira hat nichts nach Lexware geschickt, damit dort nichts Falsches liegt.

• amount_mismatch: Der Betrag einer Stripe-Zahlung weicht vom Rechnungsbetrag ab. Schau dir die Rechnung zu dieser Zahlung an. Wenn sie stimmt, melde dich beim Support.
• balance_mismatch: Die Belege ergeben zusammen nicht den Betrag der Auszahlung, die Stripe gemeldet hat. Melde dich beim Support, bevor du neu startest.
• missing_invoice: Zu einer Stripe-Zahlung gibt es keine Rechnung in Flowira. Das kann bei Zahlungen vorkommen, die nicht aus Flowira stammen. Melde dich beim Support.
• unsupported_transaction: Die Auszahlung enthält eine Buchung, die Flowira nicht zusammenfasst, zum Beispiel eine Zahlungsrückbuchung oder eine Korrektur. Buche diese Auszahlung in Lexware von Hand.
• category_missing: Für Gebühren oder Gutscheinverkäufe ist noch keine Kategorie gewählt. Wähle sie auf der Seite aus und klicke bei der Übertragung auf „Erneut versuchen“.
• summary_set_changed: Nach dem Start der Übertragung hat sich der Inhalt geändert, etwa durch eine neue Erstattung. Flowira bricht ab, damit nichts doppelt oder gar nicht gebucht wird. Prüfe, welche Belege in Lexware schon existieren, und melde dich beim Support.

Bei allen anderen Fehlern versucht Flowira es automatisch erneut. Wenn es nach mehreren Versuchen nicht klappt, erscheint der Knopf „Erneut versuchen“.